PENTINGNYA
PENGENDALIAN SISTEM INFORMASI .

Sistem
Informasi Manajemen merupakan sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran
(output) dengan menggunakan masukan (input) dan berbagai proses yang diperlukan
untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan manajemen.Tujuan Umum
sistem informasi manajemen adalah Menyediakan informasi yang dipergunakan di
dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan
manajemen.Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan,
pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan
informasi untuk pengambilan keputusan. Proses manajemen didefinisikan sebagai
aktivitas-aktivitas: Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan
akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh
karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode
untuk mencapai tujuan tersebut. Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah
dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus
diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya
untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas
manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai
kebutuhan, disebut kebutuhan. Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara
berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan.

* Tugas pengendalian dalam Sistem Informasi terdiri dari :

- Sesuatu
yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian
tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan
bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi
tidaknya sebuah investasi akan dilakukan .

- Data organized to help choose some current or future action or nonaction
to fullfill company goals (the choice is called business decision making).

Nilai Informasi Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih
efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi
tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat
ditaksir nilai efektivitasnya .

* Kontrol
proses pengembangan yaitu :

Tujuan dari
kontrol pengembangan adalah untuk memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan
dapat memenuhi kebutuhan pemakai.

Yang termasuk dalam kontrol pengembangan :

- Manajemen puncak menetapkan kontrol proyek secara keseluruhan selama fase
perencanaan dengan cara membentuk komite MIS.

- Manajemen memberitahu pemakai mengenai orientasi CBIS .

- Manajemen menentukan kriteria penampilan yang digunakan dalam mengevaluasi
operasi CBIS.

- Manajemen dan bagian pelayanan informasi menyusun disain dan standar CBIS

- Manajemen dan pelayanan informasi secara bersama-sama mendefinisikan program
pengujian yang dapat diterima,

- Manajemen melakukan peninjauan sebelum instalasi yang dilakukan tepat setelah
penggantian dan secara berkala meninjau CBIS untuk memastikan apakah ia
memenuhi kriteria penampilan.

- Bagian pelayanan informasi menetapkan prosedur untuk memelihara dan
memodifikasi CBIS dan prosedur yang disetujui oleh manajemen.

* Kontrol
desaign sistem

Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan,
endeteksi kesalahan dan mengoreksinya.

Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya.

- Permulaan
transaksi ( Transaction Origination )

Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber :

1. Permulaan Dokumentasi Sumber

Perancangan dokumentasi

Pemerolehan dokumentasi

Kepastian keamanan dokumen

2. Kewenangan

Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa

3. Pembuatan Input Komputer

Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input

diproses

4. Penanganan Kesalahan

Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg

telah dikoreksi ke record entry

5. Penyimpanan Dokumen Sumber

Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi

bagaimana dapat dikeluarkan.

- Entri
Transaksi .

Entri Transaksi mengubah data dokumen sumber menjadi bentuk yang dapat

dibaca oleh komputer.

1. Entri Data

Kontrol dalam bentuk prosedur tertulis dan dalam bentuk peralatan

inputnya sendiri. Dapat dilakukan dengan proses offline/online

2. Verifikasi Data

> Key Verification (Verifikasi Pemasukan)

Data dimasukkan ke sistem sebanyak 2 kali

> Sight Verification (Verifikasi Penglihatan)

Melihat pada layar sebelum memasukkan data ke system

3. Penanganan Kesalahan

Merotasi record yang telah dideteksi ke permulaan transaksi untuk

pengoreksian .

4. Penyeimbangan Batch.

Mengakumulasikan total setiap batch untuk dibandingkan dengan total yang

sama yang dibuat selama permulaan transaksi .

- Komunikasi
Data

Tanggungjawab manajer jaringan dengan menggabungkan ukuran keamanan ke
dalam

sistem dan memonitor penampilan untuk memastikan keamanan telah dilakukan dgn

baik.

1. Kontrol Pengiriman Data

2. Kontrol Channel Komunikasi

3. Kontrol Penerimaan Pesan

4. Rencana Pengamanan Datacom Secara Keseluruhan

- Pemrosesan
Komputer

Dikaitkan dengan input data ke komputer dan dibanguun dalam program dan
database

1. Penanganan Data

2. Penanganan Kesalahan

3. Database dan Perpustakaan Software .

- Output
Komputer

Komponen
subsistem ini bertanggung jawab untuk mengirimkan produk jadi kepada

pemakai .

1. Distribusi

Kontrol pada distribusi laporan berusaha untuk memastikan ketepatan orang yang

menerima output .

2. Penyeimbangan Departemen Pemakai

Bila departemen pemakai menerima output dari komputer, maka keseluruhan

kontrol dari output dibandingkan dengan total yang sama yang telah ditetapkan

pada waktu pertama kali data input dibuat .

3. Penanganan Kesalahan

Kelompok kontrol tertentu dapat ditetapkan didalam area pemakai dengan

menjalankan prosedur formal untuk mengoreksi kesalahan .

4. Penyimpangan Record

Tujuan komponen kontrol yang terakhir ini adalah untuk memelihara keamanan .

* Kontrol
pengoperasian sistem

Kontrol
pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan

keamanan.

Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan

menjadi 5 area :

1. Struktur organisasional

Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis,

Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya mengembangkan
ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri .

2. Kontrol perpustakaan

Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana didalamnya
ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan media dan prosedur
untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses perpustakaan media
hanyalah pustakawannya .

3. Pemeliharaan Peralatan

Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer (CE) /
Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang terjadwal
/ yang tak terjadwal .

4. Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas

Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang
computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan

penguncian ruang peralatan dan komputer .

5. Perencanaan disaster

a. Rencana Keadaan darurat Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja
perusahaan .

b. Rencana
Backup

Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika

terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal .

c. Rencana Record Penting

Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat

penyimpanan

kopi duplikat .

d. Rencana Recovery

Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas

komunikasi da pasokan-pasokan .